各学院：

2021届研究生已经顺利毕业离校，毕业生档案将于近期交寄。为提高档案交寄效率，便于档案信息登记和查询，请学院以整理毕业生档案为契机，全面清查在校研究生档案。具体要求如下：

一、交寄2021届毕业研究生档案

1、毕业生材料归档：请各学院根据《南京航空航天大学研究生档案管理办法》（校研字〔2018〕4号）文件要求，按照归档材料目录将毕业生相关材料装入档案袋，档案袋背面粘贴归档目录并签字，档案袋正面左下角注明毕业研究生学号和姓名。

2、各学院对毕业生档案装档规范性和内容完备性进行互查，互查分组和检查登记表详见附件2，确认装袋材料完整无误后密封档案袋，并加贴研工部提供的档案密封条，加盖骑缝章（院级章）。

3、装好研究生档案后，按学号顺序（按学号升序排列，学术型和专业型分开）排序后，使用快递公司给各个学院匹配的账号打印面单，联系快递公司，由学院与快递公司现场办理档案封装和交寄，面单打印系统使用方法可参考《档案邮寄系统使用方法》（附件5）。档案袋外包装的快递面单上，也需加盖学院公章;交寄时，学院需要与快递揽件员办理交接并签字，确保档案寄送无误。快递公司联系人：张晶:18762406552

4、对于未提供档案寄递地址的毕业生，请联系学生及时办理档案托管手续并邮寄，以免长时间留在学校，原则上毕业生离校后档案均需邮寄。

二、清查在校研究生档案情况

1、为规范研究生档案管理，及时做好档案归档和整理工作，各学院全面清查在校研究生档案情况，如有研究生档案未到或档案材料不全，根据要求催调档案并补全材料，按照要求填写《在校研究生档案未在校情况统计表》（附件4）。本次清查结果将作为学籍变动及奖助学金发放的依据，请大家务必仔细核查！

2、各学院在互查毕业生档案的同时，根据《南京航空航天大学研究生档案管理办法》对检查学院的档案日常管理规范性、安全性等方面进行检查

3、5月10日前将《在校研究生档案未在校情况统计表》、《研究生档案检查登记表》纸质版签字盖章后交至研工部（本部综合楼501或江宁师生服务大厅11号窗口）。

4、各学院借此次档案清查工作，梳理历史遗留档案并做好登记，尽最大可能联系到相关毕业生确定档案去向并邮寄。

研究生档案寄送附件材料.rar

                             研工部

2021年4月15日